Virtuelle Assistenz

Tägliche Backoffice-Aufgaben nehmen meist sehr viel Zeit in Anspruch. Besonders für Startups, kleine oder junge Unternehmen
wie auch für Vereine ist es finanziell oft nicht möglich, ein eigenes Sekretariat für diese Aufgaben zu beschäftigen.

Schaffe dir Freiräume, indem du deine administrativen Tätigkeiten auslagerst.

Office Management, administrative und organisatorische Fähigkeiten zählen zu meinen Kernkompetenzen.
Für eine zuverlässige Betreuung deiner Kunden unterstütze ich dich gerne als virtuelle Assistentin in deiner
individuellen Büroorganisation; vom persönlichen Sekretariatsservice über Telefonservice bis hin zum WebDesign.

Gerne kannst du mich per e-Mail kontaktieren.

Meine Dienstleistungen

Allgemeine Administration & Korrespondenz in D/E/F

• Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und Vorlagen
• Erstellung & Beantwortung von eMails und Briefen
• Terminvereinbarungen & Terminkoordination

Telefonischer Kundendienst in D/E/F

• Anrufannahme inkl. Koordination/Weiterleitung, Abwesenheitsvertretung
• Aktiver Telefondienst im Sinne von dedizierten Anrufaktionen
• Individuelle Kundenbetreuung

Auftragsabwicklung

• Offerten erstellen und bearbeiten
• Aufträge erfassen, koordinieren und kontrollieren
• Rechnungsstellung & Mahnwesen
• Buchen von Zahlungseingängen (inkl. Kontierung)

Statistische Datenanalysen

• Erstellung von Datenbank-Auswertungen,
Diagrammen, Pivot Tabellen, etc.
> inkl. darauffolgende Erstellung von Rapporten
und sonstige Weiterverarbeitungen

Büroverwaltung

• Einkauf von Büro- und Verbrauchsmaterial inkl. Sicherstellung der Verfügbarkeiten (klassisches Büromaterial, Hygienematerial, Getränke, Kaffee, etc.)
• Einmaliges oder wiederkehrendes Inventar

Erstellung und Beschaffung von Drucksachen

• Visitenkarten, Couvert, Briefpapier
• Prospekte, Flyer und Einladungen
• Werbematerial etc.

Schnittstellenfunktion zu externen Stellen

• Abklärungen
• Informationsbeschaffung
• Koordination

Informationsbewirtschaftung & Kontrolle von Kunden- und Personaldaten

• Adress-, Kontakt- und Telefonlisten
• Zeiterfassung Arbeits-, Auftrags- und Projektzeiten sowie Urlaubsverwaltung
• Geburtstags- und Jubiläumsübersichten, inkl. Organisation von Geschenken

Verkaufs- und Projektunterstützung

• Erstellung von Verkaufs- und Projektunterlagen
• Koordination von internen und externen Dienstleistern, inkl. Planung und Terminierung

Erstellung von internen Dokumentationen

• Arbeitsanweisungen, -anleitungen, und -prozesse
• Schulungsunterlagen

Reisevorbereitungen

• nationale und internationale Geschäftsreisen
• Buchung von Flug, Hotel, Mietwagen etc.

Eventplanung, -organisation und –koordination

• interne und externe Meetings, Schulungen, Projekte
• div. Anlässe wie Grillfest, Weihnachtsfeier etc.

Aufbau, Gestaltung und Verwaltung von WebSeiten

• WebDesign mit WordPress CMS

Aufbau und Verwaltung von Social Media Plattformen inkl. Texting & Bildbearbeitung

• LinkedIn, Xing, Facebook, Instagram

Dein Anliegen

Du hast weitere Ideen oder eine individuelle Aufgabe für mich? Du benötigst Unterstützung bei spezifischen Tätigkeiten?
Sprich mich einfach an und teile mir dein Anliegen mit – gerne biete ich dir auch bei diversen anderen anfallenden Aufgaben meine Hilfe an.

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